Perlembagaan

PERLEMBAGAAN KELAB CATUR STAF UTM

1. Nama:

• Kelab Catur Staff Universiti Teknologi Malaysia atau singkatannya KECAS UTM.

2. Alamat:

• Unit Sukan, Universiti Teknologi Malaysia, 81310 UTM, Skudai, Johor.

3. Tujuan:

• Bagi merancang dan melaksanakan aktiviti berkaitan dengan catur untuk kepentingan ahli seperti pertandingan, perlawanan persahabatan, kursus dan sebagainya.

• Menyediakan satu platform bagi semua staf di UTM yang berminat dengan sukan catur untuk mengasah dan mengetengahkan bakat masing-masing disamping merapatkan hubungan silaturrahim.

• Menjadi suara rasmi untuk sukan catur staf UTM.

• Menambah bilangan kelab/persatuan staf yang menganjurkan aktiviti yang sihat di kalangan staf.

• Badan untuk mewakili UTM dalam pertandingan diperingkat Daerah/ Negeri/ Nasional atau sebagainya.

4. Keahlian:

• Keahlian KECAS adalah terbuka kepada semua staf samaada berjawatan sementara, kontrak dan tetap yang mempunyai nombor pekerja UTM.

• Tiap-tiap permohonan menjadi ahli hendaklah dihantar kepada Setiausaha. Setiausaha akan mengemukakan permohonan itu dengan segera kepada Jawatankuasa KECAS untuk diluluskan.

• Tiap- tiap permohonan keahlian yang permohonannya telah diluluskan dan telah membayar yuran seperti yang ditentukan, maka berhak ia sebagai ahli.

5. Yuran Keahlian:

• Yuran keahlian KECAS ialah RM10.00/lima tahun.

• Yuran keahlian hendaklah dijelaskan secepat mungkin sebaik sahaja genap lima tahun.

• Bagi ahli yang baru menjadi ahli, keahlian berkuatkuasa dari tarikh beliau membayar yuran keahlian dan jawatankuasa kelab meluluskan permohonannya.

• Keahlian ahli KECAS adalah terlucut bagi ahli yang gagal membayar yuran selepas genap lima tahun dari tarikh pembayaran yuran yang terdahulu.

6. Berhenti Menjadi Ahli:

• Ahli yang hendak berhenti daripada menjadi ahli KECAS hendaklah memgemukakan kenyataan bertulis 2 minggu terlebih dahulu kepada Setiausaha dan membayar segera hutang-hutangnya.

7. Mesyuarat Agung:

• Pengelolaan Kelab ini terserah kepada Mesyuarat Agung ahli-ahli. Sekurang-kurangnya satu perdua dari ahli-ahli yang berhak mengundi atau dua kali ahli-ahli Jawatankuasa KECAS (mengikut mana yang kurang) daripada jumlah ahli yang berhak mengundi hendaklah akta dalam Mesyuarat Agung bagi mengesahkan perjalanan mesyuarat dan mencukupi bilangan (Korum) untuk mesyuarat.

• Jika korum tidak mencukupi selepas setengah jam daripada waktu yang ditetapkan untuk mesyuarat, maka mesyuarat itu hendaklah ditangguhkan kepada satu tarikh (tidak lebih daripada 30 hari) yang ditetapkan oleh Jawatankuasa KECAS dan jika korum tidak cukup selepas setengah jam daripada waktu yang ditetapkan untuk mesyuarat yang ditangguhkan itu maka ahliahli yang hadir boleh menjalankan mesyuarat dan melantik Jawatankuasa KECAS baru tetapi tidak berkuasa mengubah Perlembagaan Kelab.

• Mesyuarat Agung mesti diadakan dua tahun sekali iaitu dalarn tempoh 24 hingga 30 bulan dari tarikh Mesyuarat Agung yang lepas.

• Setiausaha hendaklah menghantar suatu pengumuman mesyuarat yang menerangkan tarikh, waktu, tempat dan agenda mesyuarat kepada tiap-tiap ahli sekurang-kurangnnya 14 hari sebelum Mesyuarat Agung.

• Mesyuarat Agung Khas bagi Kelab ini boleh diadakan bila difikirkan mustahak oleh Jawatankuasa KECAS atau atas permintaan secara bertulis tidak kurang daripada satu perdua daripada jumlah ahli dengan menerangkan tujuan-tujuan dan sebab-sebab perlu mengadakannya.

• Mesyuarat Agung Khas yang diminta oleh ahli-ahli hendaklah diadakan pada satu tarikh dalam tempoh satu bulan dari tarikh penerimaan permintaan mesyuarat itu dan pengumuman serta agenda mesyuarat tersebut hendaklah diedarkan oleh setiausaha kepada semua ahli-ahli sekurang-kurangnya 14 hari sebelum tarikh yang telah ditetapkan untuk bermesyuarat.

• Fasa 7 (7.1) dan (7.2) dalam Perlembagaan ini berkenaan korum dan penangguhan Mesyuarat Agung boleh digunakan untuk Mesyurarat Agung Khas, tetapi dengan syarat jika korum tidak mencukupi selepas setengah jam dari waktu yang telah ditetapkan bagi Mesyuarat Agung Khas maka mesyuarat tersebut hendaklah dibatalkan dan dalam masa 6 bulan daripada tarikh ini Mesyuarat Agung Khas dengan tujuan yang sarna tidak boleh diadakan.

8. Jawatankuasa:

• Satu jawatankuasa hendaklah dilantik dalarn Mesyuarat Agung seperti berikut:

- Seorang Pengerusi

- Seorang Timbalan Pengerusi

- Seorang Setiausaha

- Seorang Bendahari

- 3 orang Ahli Jawatankuasa Biasa

• Jawatankuasa KECAS yang dilantik oleh Mesyuarat Agung jika perlu boleh melantik beberapa orang ahli jawatankuasa lagi bagi memperkukuhkan barisan Jawatankuasa KECAS sedia ada.

• Ahli Jawatankuasa sedia ada adalah terlucut jawatannya dalarn Jawatankuasa KECAS sekiranya.

- Gagal membayar yuran dalam tempoh yang ditetapkan

- Gagal menghadiri Mesyuarat Jawatankuasa KECAS tiga kali berturut-turut tanpa

sebab-sebab yang munasabah.

• Jawatankuasa KECAS juga dengan persetujuan dua per tiga (2/3) daripada ahli jawatankuasa sedia ada boleh melucutkan manamana ahli jawatankuasa sekiranya mendapati melanggar manamana bahagian dalam perlembagaan ini atau mengaibkan KECAS UTM.

• Sekiranya mana-mana ahli jawatankuasa menarik diri/dilucutkan jawatannya, Jawatankuasa KECAS boleh melantik mana-mana ahli jawatankuasa/ahli memegang jawatan Sberkenaan sehingga Mesyuarat Agung terdekat.

• Jawatankuasa KECAS hendaklah bermesyuarat sekurangkurangnya sekali dalam tempoh 3 bulan. Sekurang-kurangnya setengah daripada bilangan Ahli Jawatankuasa hendaklah hadir bagi mengesahkan perjalanan dan mencukupi korum mesyuarat.

9. Tugas-Tugas Jawatankuasa:

• Pengerusi:

- Mengetuai pembentukan dasar dan polisi KECAS UTM.

- Mengetuai Jawatankuasa KECAS UTM.

- Mempengerusikan Mesyuarat Agung dan Mesyuarat Jawatankuasa KECAS UTM.

- Pemutus bagi sesuatu keputusan segera yang perlu dibuat tertakluk keputusan berkenaan hendaklah dimaklumkan secepat mungkin kepada Jawatankuasa KECAS.

- Salah seorang yang bertanggungjawab menandatangani cek KECAS UTM selain setiausaha dan Bendahari.

- Jurucakap rasmi KECAS UTM.

• Timbalan Pengerusi:

- Mengetuai Jawatankuasa KECAS semasa Ketiadaan Pengerusi.

- Mempengerusikan Mesyuarat Agung dan Mesyuarat Jawatankuasa KECAS UTM ketika ketiadaan Pengerusi.

- Pemutus bagi sesuatu keputusan segera yang perlu dibuat ketika ketiadaan Pengerusi tertakluk keputusan berkenaan hendaklah dimaklumkan secepat mungkin kepada Pengerusi dan Jawatankuasa KECAS.

- Jurucakap rasmi KECAS UTM ketika ketiadaan Pengerusi.

- Menjalankan tugas-tugas khas yang diminta oleh Jawatankuasa KECAS.

• Setiausaha:

- Bertanggungjawab dalam mengaturkan mesyuarat Jawatankuasa KECAS UTM.

- Menyediakan minit mesyuarat berkaitan.

- Membuat cetakan dan salinan bagi laporan-laporan atau kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat.

- Merekod dan memfailkan setiap maklumat dengan cermat dan selamat.

- Bertanggungjawab untuk menyelaras urusan merekod dan mengemaskini keahlian KECAS.

- Bertanggungjawab untuk menandatangani cek UTM selain daripada Pengerusi dan Bendahari.

• Bendahari:

- Bertanggungjawab terhadap semua urusan kewangan KECAS.

- Bertanggungjawab untuk menyedia dan membentang laporan kewangan pada setiap Mesyuarat Jawatankuasa KECAS.

- Memberi nasihat, teguran dan cadangan yang bersesuaian kepada Jawatankuasa KECAS sebagai langkah pematuhan tatacara kewangan.

- Bertanggungjawab menyimpan buku akaun, cek dan resit KECAS.

- Bertanggungjawab menandatangani cek selain daripada Pengerusi dan Setiausaha.

• Ahli Jawatankuasa Biasa:

- Menghadiri Mesyuarat Jawatankuasa KECAS UTM.

- Menjalankan tugas yang ditentukan oleh Jawatankuasa KECAS UTM.

10. Kewangan:

• Harta atau kewangan KECAS hendaklah digunakan untuk perkara-perkara yang berfaedah bagi menjalankan tujuan-tujuan Kelab.

• Bendahari dibolehkan menyimpan wang tunai tidak lebih dari RM200.00 pada sesuatu masa. Wang yang lebih daripada jumlah itu hendaklah dimasukkan ke dalam bank.

• Akaun KECAS hendaklah dipegang bersama oleh Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari. Segala cek-cek dan pengeluaran wang dari Akaun KECAS hendaklah ditandatangan dua dari penama berkenaan.

• Perbelanjaan yang lebih daripada RM500.00 bagi sesuatu masa mestilah diluluskan terlebih dahulu oleh Jawatankuasa KECAS. Perbelanjaan yang kurang daripada RM 500.00 bagi sesuatu masa bolehlah diluluskan oleh Pengerusi bersama Setiausaha/Bendahari.

11. Penasihat:

• Jika perlu Jawatankuasa Jawatankuasa KECAS boleh melantik mana-mana individu untuk menjadi Penasihat KECAS UTM.

12. Penaung:

• Jika perlu Jawatankuasa KECAS UTM boleh melantik mana-mana individu untuk menjadi Penaung KECAS UTM.

13. Pindaan Perlembagaan:

• Perlembagaan ini tidak boleh dipinda kecuali di dalam Mesyuarat Agung.

14. Pembubaran:

• Kelab ini boleh dibubarkan secara sukarela dengan persetujuan tidak kurang daripada 4/5 jumlah semua ahli-ahli yang berhak di dalam sesuatu Mesyuarat Agung.

• Sekiranya Kelab hendak dibubarkan secara yang disebut di atas maka segala hutang dan tanggungan Kelab yang sah mengikut Undang-Undang hendaklah dijelaskan dan baki wang yang tinggal hendaklah dipersetujui dalam Mesyuarat Agung.